domingo, 1 de septiembre de 2013

METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Tiene como fin ser el marco de actuación para que las actividades en sus distintas formas de ejecución se lleven a cabo de una manera sistemática y programada, así se unifican criterios y se delimita la profundidad que se revisaran y aplicaran los enfoques de análisis administrativo para tener la garantía de que los resultados obtenidos se manejaran de una manera adecuada.
Además ayuda al auditor a identificar la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos, y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para tener una manera lógica y accesible se la ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes, por esto se sigue la siguiente estructura en esta metodología:
·         PLANEACION
Se definen las acciones que se realizaran para hacer la auditoria, se determinan los recursos que se utilizaran, y su objetivo es el de detectar la necesidad de la organización.
o   Proceso de administración:
§  Planeación
§  Organización
§  Dirección
§  Control
o   Elementos específicos:
§  Adquisiciones
§  Servicio a clientes
§  Marketing
§  Proyectos
§  Proveedores
§  Asesoría interna y externa
§  Globalización
·         Instrumentación
o   Investigación documental
§  Normatividad
§  Mercado
§  Ubicación geográfica
§  Estudio financiero
§  Situación económica
§  Comportamiento del consumidor
o   Técnicas
§  Entrevistas
§  Cuestionarios
§  Cedulas
§  Observaciones directa
o   Medición
§  Indicadores
§  Escalas de medición
§  Evidencias
§  Papeles de trabajo
·         Examen
o   Aplicación de técnicas
·         Informe: se registra lo detectado en el examen
·         Seguimiento: se dan las medidas correctivas, capacitación, revisión del cumplimiento de lo establecido
*opcional* Auditoria de seguimiento: evaluación de la evaluación.







En conclusión, esta metodología nos sirve para tener una herramienta base para realizar una buena auditoria administrativa de forma estructura, obteniendo as resultados más estandarizados y homogéneos, las distintas fases nos van proporcionando lineamientos a segur de forma más general para ir regulando la aplicación de la auditoria y así garantizar la cobertura de los factores prioritarios de la organización.[1]






[1] Franklin B.(2007) Auditoria administrativa, gestión estratégica del cambio. Mèxico Edit. PEARSON

CASO: FARMACIA SAN CARLOS

Caso práctico de la Farmacia San Carlos
Introducción
Dentro del mercado se encuentran distintos tipos de empresas al igual que  de  tamaños, las pequeñas empresas tienen un importante papel puesto que  representan una fuente de empleos, su aplicación de  políticas y programas son muy flexibles cuentan con una administración de carácter familiar y recae sobre el dueño la responsabilidad de las misma , siempre estas empresas son manejadas por un grupo de familia, sus inversiones de capital son realizadas por los mismos miembros, casi no se aceptan socios .
Cuentan con una organización empírica y carece de una estructura solidad, el control ocupa la última posición, las normas de operación predominan en el área de planeación, producción y ventas. Las pequeñas empresas deben poner atención en su razón de ser y no deben de confundir los intereses de la empresa con los intereses familiares.
La farmacia San Carlos tras a ver se posicionado con una delas mejores empresas en el mercado del estado de Aguascalientes, presenciaron algunos problemas tras la pérdida de uno de los dueños de dicha empresa, pero es importante reconocer el esfuerzo que se ha realizado por parte de cada miembro que conforma la empresa, a la mejor no son los ingresos como lo eran antes pero almenos se han posicionado en el  mercado y siguen conservando su mercado y aun mejor sus clientes.
De algún modo perdieron algunos contratos pero no perdieron la esperanza de seguir en el mercado.




Preguntas de la farmacia San Carlos
1.    ¿Cuáles son las competencias centrales  de la farmacia  San Carlos?  R: Al consolidar una ventaja competitiva  basada en bajos costos, producto y servicios de calidad, velocidad de respuesta e innovación, y mediante una auditoría  administrativa idéntica  las oportunidades de mejora.
2.    ¿En qué forma afecta la sucesión no programada del director de una empresa como la farmacia San Carlos? R: Se pierde el control de la empresa, se retrasan los cambios y se estancan los procesos antes planeados, de igual manera se pierde una secuencia en cuanto a la toma de decisiones.
3.    ¿Qué representa para la farmacia la decisión de aplicar una auditoria administrativa?         R: Establecer una infraestructura técnica para mejorar sustancialmente el desempeño de la empresa, garantizar su crecimiento y dispones de toda una gama de posibilidades para hacer frente de manera congruente a las demandantes condiciones del mercado.
4.    ¿Qué acciones deben tomarse para que los empleados de la farmacia identifiquen y aceptan los enunciados de visión y misión? R: La visión de la empresa debe traducirse  y transmitirse de manera tangible a los empleados, quienes no la identifican y aprecian plenamente  y de igual forma la misión debe influir en la cultura organizacional, también se tiene que implementar incentivos y contar con una estructura organizacional mas definida.
5.    ¿De qué manera puede la farmacia afrontar el reto de que sus estrategias y tácticas sean comprendidas por todos los niveles que la componen? R: Utilizando un proceso de control que contenga normas correctivas aprobadas , retroalimentar al personal para que este tenga un buen control y se implemente la accesibilidad al personal para que desempeñe la habilidad de toma de decisiones
6.    ¿Cómo se puede mejorar la cultura organizacional de la farmacia? R: Mediante la división y distribución de funciones, una congruente estructura con un flujo de actividades, de igual forma motivar a los empleados al evaluar su desempeño. Y realizar pruebas de diagnósticos
7.    ¿Por qué hay un vacío de liderazgo? R: Porque no existe una un manejo de grupo, confiar más en los empleados para que ellos sean motivados y tengan la confianza para aportar ideas que puedan mejorar el manejo y el funcionamiento de la empresa. 
8.    ¿Qué haría usted para fortalecer el proceso de toma de decisiones en la farmacia? R: Otorgarle mucha confianza a  los empleados y delegarles autoridad para que tomen iniciativa.
9.    ¿Qué mecanismos de control requiere la farmacia para elevar su desempeño? R: Que existas más medidas preventivas que correctivas y que exista un proceso continuo para que se  cumplan los objetivos y se le de validez a la filosofía junto con la misión y visión de la empresa

Conclusión
Mediante  lo estudiado de la empresa San Carlos es impresionante descubrir que aun siendo una gran empresa si se pierde un elemento importante de la misma todo lo planeado puede derrumbarse, esto le sucedió a la empresa San Carlos tras haber perdido a uno de los fundadores de la empresa, pierde el control del manejo y su estabilidad se encuentra afectada tanto que se ven en la necesidad de tener que vender la empresa. Fue hasta el 2001 que dicha empresa al fin pudo levantarse no tanto a como era pero almenos logro posicionarse en el mercado.
Cada día para esta empresa es un reto lograr conservar su posición en el mercado, al igual que su servicio y la fidelidad de sus clientes y sus empleados que son el motor de la empresa que les permite seguir en el mercado de Aguascalientes, y ante tanta competencia seguir a delante.
  Es importante contar con un buen organigrama y una buena distribución  de actividades que debe realizar cada miembro de la empresa, igual que utilizar herramientas como la auditoria administrativa para que se cuente con una guía de cómo ser una buena empresa.

Bibliografía
Franklin, Benjamín Enrique. “Auditoria Administrativa: gestión estratégica del cambio”. Segunda edición, PEARSON EDUCACIÓN, México 2007. Pág.: 66-73


CARÁCTER NORMATIVO DE LA AUDITORIA.

CARÁCTER NORMATIVO DE LA AUDITORIA.


Introducción.
A lo largo de la historia en las organizaciones a existido la normalización la cual forma parte esencial en las empresas. La normalización favorece la calidad en las organizaciones ya que a través de ella podemos establecer normas que regulan la industria tanto pública como privada, estas normas son un requisito de suma importancia para la comercialización de productos y servicios que ofertan las organizaciones. Así mismo también la normalización es una actividad que se realiza práctica y luego se concreta haciéndola un documento, el cual toma impacto en los colaboradores que conforman la organización de esta forma contribuye a crear ideas para la producción de bienes y servicios.
En el presente trabajo mostramos la importancia que tiene la normalización en la auditoria, en qué momento resulta necesaria la normalización, los niveles que existen, así como los organismos de normalización en México y su proceso.



PREGUNTAS

1.- ¿Qué es la normalización?
Proceso para establecer normas de industria pública y privada.
2.- ¿Qué es una norma?
Documento elaborado por consenso y aprobado por un organismo reconocido que establece uso común.
3.- ¿Qué se normaliza?
La diversidad de productos y servicios.
4.- ¿para que se normaliza?
Para regular actividades desempeñadas por sectores públicos y privados en materia de salud, medio ambiente en general.
5.- ¿define los niveles de normalización?
Internacional, regional y territorial.
6.- ¿los principios básicos de la norma?
Representatividad, consenso, consulta pública, modificación y actualización.
7.- ¿beneficios de la normalización?
* Favorece el desarrollo comercial industrial.
* Facilita el intercambio de bienes y servicios.
* Estrecha cooperación en los campos intelectual, científico, tecnológico, económico.
* Mejora la calidad de vida.
8.- ¿diferencia entre NOM NMX y normas de referencia?
NOM: cumplimiento obligatorio.
NMX: voluntarias.
9.- ¿Qué es la comisión nacional de normalización?
Órgano de coordinación de la política de normalización.
10.- explica el proceso de la normalización en México.
revición.
integrado por los representantes de todos los intereses.
publicación el el DOF.
recepcion de  comentarios.
revision  de comentarios.
respuesta a comentarios y  publicación en el DOF.
publicación de la norma en el DOF
ante proyecto (manifestación del impacto)

comites tecnicos nacionales de normalización

Conclusión.
La normalización en las empresas sin duda alguna es una parte fundamental para ejercer el giro de estas, ya que en una organización resulta necesario establecer normas por escrito y ponerlas en práctica con los colaboradores tanto de los sectores público como privados. Lo cual aporta beneficios mejorando nuestra calidad de vida. Dicha normalización se realizara a través de la expedición de las normas que puedan ser:
Las Normas Oficiales Mexicanas ( NOM ) son regulaciones técnicas que sirven para garantizar que los servicios que contratamos o los productos o servicios que adquirimos cumplan con parámetros o determinados. Son de uso obligatorio
Norma Mexicana (NMX); documentos publicados por organismos privados autorizados. Son de uso voluntario.

referencias:

Univesidar Autonoma del Edo. de Hidalgo (2013)  Normalizacion (PDF) Recuperado el dia 27 de agosto de 2013 EN www.uaeh.edu.mx/docencia/P_Presentaciones/.../Normalizacion.pdf